A sequência da numeração das NFCe deve ser respeitada pela empresa contribuinte, e não pode haver nenhum salto ou lacuna nessa sequência.

Se por algum motivo durante o mês ocorrer uma quebra dessa sequência, o contribuinte tem um prazo para espontaneamente registrar a inutilização desses números. Em geral o prazo é até o dia 10 do mês seguinte, porém consulte o seu contabilista para maiores orientações, pois ele é a pessoa tecnicamente preparada para lhe fornecer instruções específicas sobre a legislação do seu estado.

Imagine que por algum motivo você estava emitindo as notas número 1120, 1121, e sem se dar conta pulou para a 1129, deixando toda a sequência da 1122 até 1128 sem utilização.

Veja como inutilizar a sequência de números de NFCe:

• Acesse Menu Principal > Nota Fiscal > NFCe

• Clique em Ações > Inutilizar Numeração.

• Preencha os campos da tela informando:
  • Ano: O ano a que se refere a inutilização – normalmente é o próprio ano em curso que já vem preenchido, porém no início de ano pode ser necessário informar uma inutilização do ano anterior.
  • Número inicial e Número Final: Informe o primeiro e o último número da sequência que devem ser inutilizados. Se for um único número, preenche o mesmo número nos dois campos.
  • Justificativa: Preencha o texto com no mínimo 15 caracteres com a justificativa / motivo da inutilização.

• Clique em “Salvar”.

Casos em que você não pode Inutilizar uma NFCe:

Antes de tudo, é importante você ter em mente que inutilizar é completamente diferente de cancelar. Você só pode cancelar uma nota fiscal que tenha sido autorizada em algum momento, já a inutilização somente pode ocorrer em um número ou sequência de números que não tenham sido autorizados.

Existem portanto diversos casos onde você não pode inutilizar uma NFCe:

• NFCe Cancelada: Se uma NFC-e já foi cancelada, ela não pode ser inutilizada;
• NFCe Autorizada: Se a NFC-e já tiver sido autorizada pela SEFAZ, e estiver dentro do prazo estipulado pela legislação do seu estado (UF), ela pode ser cancelada, porém não poderá ser inutilizada.